Otel kontratı, bir otelin odalarını bir acenteye ya da tur operatörüne hangi dönemde, hangi fiyattan, kaç oda için ve hangi koşullarla sattığını yazan ticari anlaşmadır. Fiyatın yanında ayrılan odalar, iade süresi, iptal ve çocuk politikaları, ödeme koşulları ve satışın yapılabileceği pazarlar da kontratta yer alır.
Yaz sezonunun kontratları çoğunlukla bir önceki sonbahar ve kış aylarında konuşulur. Sonuç genellikle bir fiyat tablosu ve imzalı bir metindir. Bir rezervasyonun fiyatı, iptal bedeli ya da oda sayısı üzerine anlaşmazlık çıktığında bakılan yer de bu ikisidir.
Otel kontratı kimler arasında yapılır?
Otelin karşısında genellikle odaları yeniden satacak bir şirket bulunur: tur operatörü, seyahat acentesi, destinasyondaki incoming acente ya da DMC (destination management company, destinasyon yönetim şirketi) veya bir konaklama tedarikçisi. Tur operatörü odaları paketlerine koyar, acente tek başına ya da başka hizmetlerle birlikte satar, konaklama tedarikçisi ise odaları net fiyatla başka acentelere toptan dağıtır.
Otel zincirleri birden fazla tesisi çoğu zaman tek bir çerçeve kontratla verir: ortak koşullar bütün tesisler için yazılır, bir tesise özel farklar ayrıca belirtilir. Bağımsız bir tesis ise kontratı kendi adına yapar.
Kontratta neler yer alır?
Kontratların biçimi otelden otele değişir ama içerikleri büyük ölçüde aynıdır. Tablo, bir otel kontratında bulunması beklenen başlıca unsurları gösteriyor.
| Unsur | Ne belirler? |
|---|---|
| Taraflar ve geçerlilik | Kontratı kimin kiminle yaptığı, başlangıç ve bitiş tarihleri, yenileme ve fesih koşulları |
| Kapsam | Hangi tesislerin, oda tiplerinin ve pansiyon tiplerinin (oda kahvaltı, yarım pansiyon, her şey dahil) kontrata girdiği |
| Fiyat modeli | Fiyatın net mi (üzerine fiyat farkı eklenir) yoksa komisyonlu mu (komisyon misafir fiyatının içinden ödenir) olduğu, vergilerin dahil olup olmadığı |
| Dönemler ve fiyat tablosu | Sezon dönemleri, oda ve kişi sayısına göre gecelik fiyatlar, hafta sonu ve özel dönem farkları |
| Para birimi | Fiyatın ve ödemenin hangi para biriminde olduğu |
| Ayrılan odalar ve iade süresi | Otelin size ayırdığı oda sayısı ve satılmayan odaların otele döneceği son tarih |
| Satış kuralları | Satışa kapatmanın nasıl bildirileceği, minimum konaklama, girişe ya da çıkışa kapalı günler |
| İptal ve no-show | Hangi tarihe kadar ücretsiz iptal yapılabileceği, sonrasında kesilecek bedel, gelmeyen misafir için uygulanacak ceza |
| Çocuk ve yaş politikası | Hangi yaşa kadar çocukların ücretsiz olduğu, ikinci çocuk ve ek yatak fiyatları |
| Ödeme koşulları | Ön ödeme, depozito ya da vadeli ödeme, ödeme yöntemi ve vade |
| Pazarlar | Fiyatların hangi ülkelerden gelen rezervasyonlar için geçerli olduğu |
Fiyat tablosu çoğu zaman bir Excel dosyası olarak gelir, koşullar ise imzalı metinde yazar. İkisinin birbirini tutması gerekir. Tabloda bir iptal koşulu, metinde başka bir iptal koşulu yazıyorsa anlaşmazlıkta hangisinin geçerli olduğu tartışma konusu olur.
Ayrılan odalar (allotment) nedir?
Ayrılan odalar, otelin belirli bir dönem boyunca her gece için bir acenteye ya da tur operatörüne ayırdığı oda sayısıdır. Örneğin otel Temmuz boyunca her gece için 10 Deluxe odayı size ayırır. Bu odaları otele tek tek müsaitlik sormadan satar, rezervasyonu hemen onaylarsınız.
Ayrılan odaların riski kontratın türüne göre değişir:
- Garantisiz ayrılan odalar. Satılmayan odalar iade tarihinde bedelsiz olarak otele döner. Riski büyük ölçüde otel taşır, bu yüzden daha uzun bir iade süresi isteyebilir.
- Garantili ayrılan odalar. Operatör odaların bedelini satılsın satılmasın ödemeyi taahhüt eder, karşılığında genellikle daha iyi bir fiyat alır. Uçuş koltuk bloklarıyla paket satan tur operatörleri bu modeli sık kullanır.
Ayrılan odalar dışında iki satış şekli daha yaygındır. Free sale'de otel size belirli sayıda oda ayırmaz ama satışa kapatma bildirene kadar sormadan satmanıza izin verir. On request'te ise her rezervasyon için otelden ayrıca onay alınır. Aynı kontrat bu üçünü dönem ya da oda tipi bazında bir arada kullanabilir.
İade süresi (release) nedir?
İade süresi, ayrılan odalardan satılmayan odaların giriş tarihinden kaç gün önce otele geri döneceğini belirler. Kontratta gün olarak yazılır: 7 günlük iade süresi, bir geceye 7 gün kala satılmamış odaların otelin genel satışına döneceği anlamına gelir.
Bir örnek: Temmuz için gece başına 10 Deluxe odalık ayrılan odalarınız ve 7 günlük iade süreniz var. 25 Temmuz gecesi için 18 Temmuz'a kadar 4 oda sattınız. 18 Temmuz'da kalan 6 oda otele döner ve otel bu odaları kendi sitesinden ya da başka kanallardan satabilir. Sattığınız 4 oda kontrat koşullarıyla sizde kalır, yalnızca satılmayan odalar üzerindeki önceliğinizi kaybedersiniz.
İade süresi dönemden döneme değişebilir. Yoğun sezonda 14 ya da 21 gün, sakin dönemlerde 3 ya da 7 gün görmek olağandır. İade tarihi geçtikten sonra gelen talepler için otelden yeniden müsaitlik istenir.
Satışa kapatma (stop-sale) nedir, ne işe yarar?
Satışa kapatma, otelin belirli tarihler, oda tipleri ya da fiyat planları için satışı durdurmasıdır. Otel dolduğunda, tadilat yaptığında, bölgede büyük bir etkinlik olduğunda ya da fazla rezervasyon riski gördüğünde acentelerine satışa kapatma bildirir.
Satışa kapatma gelen tarihler için yeni rezervasyon alınmaz. Kontrat aksini söylemiyorsa daha önce alınmış rezervasyonlar geçerli kalır. En çok tartışma ayrılan odalarda çıkar: bazı kontratlar ayrılan odaları iade tarihine kadar satışa kapatmaya karşı korur, bazıları korumaz. Bunun kontratta açıkça yazması gerekir.
Free sale ile çalışıyorsanız hız her şeydir. Otel satışa kapatma bildirdiği anda sizin bütün satış kanallarınızda da satışın durması gerekir, yoksa otelin kabul edemeyeceği rezervasyonlar alırsınız.
Satışa kapatma dışındaki satış kuralları
- Minimum konaklama: Rezervasyonun en az kaç gece olması gerektiği. Yoğun dönemlerde 3 ya da 7 gece sık görülür.
- Maksimum konaklama: Rezervasyonun en fazla kaç gece olabileceği.
- Girişe ya da çıkışa kapalı gün: O gün konaklama başlayamaz ya da bitemez, ama o günü kapsayan konaklamalar satılabilir.
- Erken satın alma: Rezervasyonun girişten en az kaç gün önce yapılması gerektiği. Çoğunlukla iade edilemeyen fiyatlarla birlikte kullanılır.
İptal, çocuk ve ödeme koşulları
İptal ve no-show
Kontrat, misafirin hangi tarihe kadar ücretsiz iptal edebileceğini ve sonrasında ne kadar bedel kesileceğini yazar. Yaygın bir kalıp, girişten 7 gün öncesine kadar ücretsiz iptal, sonrasında ilk gecenin bedelidir. Gelmeyen misafir (no-show) için çoğu kontrat ilk geceyi ya da konaklamanın tamamını fatura eder. Acentenin kendi müşterisine verdiği iptal koşulu otelinkinden gevşekse aradaki fark acentenin cebinden çıkar.
Çocuk ve yaş politikası
Çocuk fiyatları yaş aralıklarına ve kaçıncı çocuğun fiyatlandığına göre değişebilir. Otel örneğin 0-6 yaş arasındaki ilk çocuğu ücretsiz, 7-12 yaş arasını yüzde 50 indirimli, ikinci çocuğu ise farklı bir oranla fiyatlayabilir. Yaş aralıkları ve her çocuğa uygulanacak oran açıkça belirtilmezse aynı rezervasyon için farklı fiyatlar hesaplanabilir.
Ödeme koşulları
Ödeme ön ödeme, depozito ya da girişten sonra vadeli olarak yapılabilir. Para birimi, ödeme yöntemi ve vade kontratta yazmalıdır. Kontrat fiyatı euro, satışınız başka bir para birimindeyse kur farkının kimde kalacağı da baştan konuşulmalıdır.
Kontrat sezon ortasında değişirse ne olur?
Kontratlar sezon boyunca değişir. Otel bir dönemin fiyatını günceller, iptal politikasını sıkılaştırır, ayrılan odaları artırır ya da azaltır, yeni bir pazar ekler. Değişiklik genellikle kontrata bir ek olarak gelir ve kendi geçerlilik tarihini taşır.
Kontrat aksini söylemiyorsa değişiklikten önce yapılan rezervasyonlar eski koşullarla, sonra yapılanlar yeni koşullarla devam eder. Her rezervasyonda kullanılan kontrat versiyonunu kaydetmek, koşullar değiştiğinde hangi rezervasyonların etkilendiğini belirlemeyi ve olası anlaşmazlıklarda uygulanan koşulları doğrulamayı kolaylaştırır.
İmzalamadan önce kontrol listesi
- Fiyat modeli. Fiyatın net mi komisyonlu mu olduğu, vergilerin dahil mi hariç mi olduğu yazıyor mu?
- Para birimi ve kur. Fiyat ve ödeme hangi para biriminde, kur farkı kimde kalıyor?
- Ayrılan odalar ve iade süresi. Oda sayıları ve iade süreleri her dönem için ayrı ayrı yazılı mı?
- Satışa kapatma ve ayrılan odalar. Ayrılan odalar iade tarihine kadar satışa kapatmaya karşı korunuyor mu?
- İptal ve no-show. Kendi müşterinize vereceğiniz iptal koşulu otelin koşuluyla uyumlu mu?
- Çocuk yaşları. Yaş aralıkları ve kaçıncı çocuğa hangi oranın uygulandığı net mi?
- Pazar kısıtı. Fiyat yalnızca belirli ülkelerden gelen rezervasyonlar için mi geçerli?
- Özel dönemler. Bayramlar, yılbaşı ve fuar tarihleri ayrı fiyatlanmış mı?
- Tablo ve metin. Fiyat tablosu ile imzalı metindeki koşullar birbirini tutuyor mu?
Hukuki görüş yerine geçmez. Bu rehber genel bir çerçeve sunar. Kontratınızın koşullarını ve işletmenize uygulanan kuralları bir hukuk danışmanıyla teyit edin.
Adrasis kontratları nasıl ele alır?
Adrasis Konsol'da kontrat, bir tesisin arkasındaki ticari anlaşmadır ve bu rehberde sayılan unsurları taşır: karşı taraf, kapsam, geçerlilik, net ya da komisyonlu fiyat modeli, para birimi, ayrılan odalar ve iade süresi, iptal ve çocuk politikaları, ödeme koşulları ve pazarlar. Fiyat planları kontratın üzerine kurulur ve kontrattaki bir değişiklik ona bağlı bütün planlara yansır.
Fiyat giriş biçimini seçin
Fiyat planı her yetişkin sayısı için bir fiyat kaydeder. Oda fiyatını yazıp diğer sayıları oranlarla doldurabilir, kişi başı fiyat yazabilir ya da her sayıyı kendiniz girebilirsiniz; giriş biçimini değiştirmek kayıtlı hiçbir fiyatı değiştirmez. İki yetişkin için 200 EUR, kişi başına değil odanın tamamına ait tutardır. Bir fiyat yalnızca yedi gece ve üzeri konaklamalara uygulanabilir; çocuk fiyatları yaşa, çocuk sırasına ve yanındaki yetişkin sayısına göre belirlenebilir.
Fiyat tablosunu yükleyin
Tedarikçinin fiyat dosyasını yüklersiniz. İçe aktarma sihirbazı dönemleri, fiyat tablosunu, ayrılan odaları ve çocuk fiyatlarını okur, dosyayı üç ayrı kontrolden geçirir ve canlıya almadan önce her hücreyi önünüze koyar. Kontrat koşullarından yeniden hesaplanan bir fiyat kontrattaki rakamla tutmazsa içe aktarma durur ve o kontrat canlıya çıkmaz. Tedarikçinin oda adları için kataloğunuzdaki karşılık önerilir, son kararı siz verirsiniz.
Ayrılan odaları gece gece izleyin
Kontrat sayfası geçerlilik dönemindeki her gece için ayrılan ve satılan odaları gösterir, iade tarihini de öne çıkarır. Ayrılan odalar yetmediğinde tedarikçinin onayıyla çalışan oda talebi (on request) aynı tarihte ayrılan odalarla birlikte kullanılabilir.
Satışa kapatma ve satış kuralları
Satışa kapatma, minimum ve maksimum konaklama, girişe ya da çıkışa kapalı gün ve erken satın alma kuralları tarih aralıklarına tanımlanır. Bir satışa kapatmayı uygulamadan önce etkilenen tarihleri, kanalları ve mevcut rezervasyonları önizlemede görürsünüz. Aynı rezervasyona birden fazla kural uyuyorsa en katı olanı geçerli olur ve rezervasyonu hangi kuralın engellediği kanala bildirilir.
Versiyonlar ve pazarlar
Her kontrat değişikliği kendi geçerlilik dönemiyle yeni bir versiyon olarak kaydedilir. Eski versiyonla yapılan rezervasyonlar o koşulları korur, yeni rezervasyonlar güncel versiyonla yapılır. Belirli pazarlar için pazarlığı yapılmış fiyatlar yalnızca o pazardaki rezervasyonlara sunulur. Süresi dolmak üzere olan kontratlar yenileme için öne çıkar.
Adrasis AI Operatörü kontrat sorgularınızı yanıtlar ve veriyi değiştiren işlemleri uygulamadan önce önizlemeyle onayınıza sunar. Örneğin “Temmuz için ayrılan odalarının yüzde 70'inden fazlası herhangi bir gecede satılmış kontratları göster” talimatıyla ilgili kontratları listeleyebilirsiniz. Ayrıntılar tur operatörleri sayfasında ve kontrat dokümanında.