Seyahat acentesi yazılımı, bir acentenin ya da tur operatörünün tedariki topladığı, fiyatladığı, sattığı ve rezervasyonlarını yönettiği sistemdir. Sektörde acente programı, acenta yazılımı ya da acente otomasyon programı diye de anılır. Doğru seçim şirketin ne sattığına, kimden aldığına ve kime sattığına bağlıdır. Bu yüzden iyi bir seçim, demoya girmeden önce kendi işinizi tarif etmekle başlar.
Acente yazılımı neleri kapsar?
Acente yazılımının işi tedarikle başlar, tahsilat ve tedarikçi ödemesiyle biter. Aradaki her adım ya aynı sistemde yapılır ya da e-postaya, Excel tablolarına ve başka sistemlere dağılır.
- Tedarik: Otellerle yapılan kontratlar, channel manager bağlantıları, bedbank'lar ve içerik kaynakları. Transfer, tur ve uçuş satan şirketler için bu ürünlerin kontratları da.
- Eşleştirme: Farklı kaynaklardan gelen aynı otelin ve aynı odanın tek kayıtta birleşmesi.
- Fiyatlandırma: Net ve komisyonlu fiyatlar, markup, promosyonlar, pazara ve iş ortağına göre fiyat kuralları.
- Müsaitlik ve satış kuralları: Allotment, release süresi, stop-sale ve minimum konaklama.
- Satış kanalları: Kendi satış ekibiniz, kendi girişleriyle satan iş ortağı acenteler, API ve XML bağlantıları.
- Rezervasyon: Arama, ön rezervasyon, onay, değişiklik ve iptal.
- Ödeme ve mutabakat: Çok para birimli tahsilat, tedarikçi ödemeleri, iadeler ve mutabakat.
- Raporlama: Satışın, kanalların ve tedarikçilerin ne durumda olduğunu gösteren raporlar.
Otel yazılımından farkı nedir?
Otel yazılımı tek bir tesisin odalarını birçok kanala gönderir. Acente yazılımı tersinden başlar: tedariki birçok kaynaktan içeri alır, sonra sonucu birçok kanalda satar. Otel için tasarlanmış bir sisteme acente işi yüklendiğinde en çok zorlanan yer, aynı odanın birden fazla kaynaktan gelmesi ve her kaynağın kendi fiyat modeliyle çalışmasıdır.
Uçuş ağırlıklı satan acenteler çoğunlukla havayollarının rezervasyon sistemleriyle (GDS, global distribution system) çalışır. Konaklama, transfer ve tur ağırlıklı çalışan bir acentenin ihtiyacı ise kontrat, fiyat ve dağıtım tarafında yoğunlaşır. Bu rehber ikinci gruba bakıyor.
Seçmeden önce kendinize sorun
- Ne satıyorsunuz? Yalnız otel mi, yoksa transfer, tur ve uçuş da mı? Paket satıyor musunuz?
- Tedariki nereden alıyorsunuz? Kendi otel kontratlarınız mı var, bedbank'lardan mı alıyorsunuz, ikisi birden mi?
- Kime satıyorsunuz? Son müşteriye mi, başka acentelere mi, ikisine birden mi?
- Hangi pazarlarda ve para birimlerinde? Fiyatınız pazara göre değişiyor mu, kontratlarınız hangi para biriminde?
- Ekibiniz nasıl çalışıyor? Sistemi kaç kişi kullanacak, teknik bir ekibiniz var mı, iş ortaklarınız API ile mi bağlanacak?
- Bugün en çok nerede zaman kaybediyorsunuz? Fiyat girişi mi, mutabakat mı, iş ortağı talepleri mi? Yeni sistemin önce bu işi çözmesi gerekir.
Değerlendirme ölçütleri
Tablo, bir acente yazılımını değerlendirirken bakılacak başlıca ölçütleri ve her biri için satıcıya sorulacak soruyu gösteriyor.
| Ölçüt | Neden önemli? | Satıcıya sorun |
|---|---|---|
| Tedarik kaynakları | Kontrat, channel manager ve bedbank ayrı sistemlerde duruyorsa fiyat ve müsaitlik üç ayrı yerde tutulur | Kendi kontratlarımı, channel manager bağlantılarımı ve bedbank'ları aynı katalogda görebilir miyim? |
| Eşleştirme | Aynı oda iki kaynaktan iki ayrı ürün olarak gelirse satış kanallarınız karışık bir liste gösterir | Farklı tedarikçilerden gelen aynı odayı tek odaya nasıl bağlıyorsunuz? |
| Fiyat modeli | Net ve komisyonlu fiyatın ya da markup ile kâr marjının karıştırılması, satış fiyatının yanlış hesaplanmasına yol açabilir | Net ve komisyonlu fiyatları birlikte nasıl yönetiyorsunuz, bir fiyatın nasıl oluştuğunu gösterebilir misiniz? |
| Kontrat girişi | Fiyat tablosunu elle girmek hem zaman alır hem hata üretir | Tedarikçinin gönderdiği fiyat tablosunu yükleyip kontrol edebilir miyim? |
| İş ortağı satışı | İş ortağı yalnız kendi fiyatını görmeli, alış fiyatınızı ve diğer iş ortaklarının koşullarını görmemeli | İş ortağı acente neyi görür, erişimini nasıl açıp kapatırım? |
| Bağlantılar | API ve XML bağlantıları, yeni iş ortakları ve kanallarla çalışırken manuel iş yükünü azaltabilir | Hangi bağlantı türlerini destekliyorsunuz, teknik dokümanınız açık mı? |
| Ödeme ve para birimi | Kontrat euro, satış başka bir para birimindeyse kur ve mutabakat işi büyür | Tedarikçi ödemelerini ve çok para birimli mutabakatı nasıl yapıyorsunuz? |
| Değişiklik kaydı | Bir fiyat yanlış çıktığında neyin, ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğini bilmek gerekir | Bir fiyatın geçmişini ve değişikliği yapanı gösterebilir misiniz? |
| Yapay zekâ | Canlı veriyi değiştiren bir araç, onayınız olmadan değişiklik yapmamalıdır | Yapay zekâ bir değişikliği uygulamadan önce neyi gösteriyor, onayı kim veriyor? |
Demoda neyi görmek istemelisiniz?
Hazırlanmış bir demo çoğu zaman her şeyin sorunsuz göründüğü bir senaryo gösterir. Kendi işinizden bir örnekle giderseniz sistemin sizin işinizde nasıl davrandığını görürsünüz. Satıcıdan şunları canlı yapmasını isteyin:
- Tedarikçinizden gelen gerçek bir fiyat tablosunu yüklemesini ve bir odanın fiyatını kontrattaki rakamla karşılaştırmasını.
- Aynı oteli iki farklı kaynaktan alıp tek otel olarak göstermesini.
- Bir pazara özel markup tanımlamasını, ardından bir iş ortağı acentenin gördüğü fiyatı göstermesini.
- Bir tarihi stop-sale yapmasını ve satış kanallarında kapandığını göstermesini.
- Bir fiyatın neden o rakam olduğunu adım adım açıklamasını.
- İptal edilen bir rezervasyonun tedarikçi ödemesine ve mutabakata etkisini göstermesini.
Satıcının bir adımı “bunu kurulumda yapıyoruz” diye geçmesi tek başına kötü bir işaret değildir. Ama o adımı kimin, ne kadar sürede ve hangi ücretle yapacağını yazılı olarak isteyin.
Maliyeti nasıl karşılaştırmalı?
Acente yazılımlarının fiyatlandırması birbirine pek benzemez. Kullanıcı başına aylık ücret, sabit aylık ücret, rezervasyon başına ya da rezervasyon değerinin yüzdesi olarak alınan ücret, kurulum ve entegrasyon bedelleri farklı birleşimlerle karşınıza çıkar. Karşılaştırmayı teklifteki kalemler üzerinden değil, kendi hacminiz üzerinden yapın:
- Bugünkü ve bir yıl sonraki kullanıcı sayınızla toplam aylık ücret ne olur?
- Aylık rezervasyon hacminizde işlem ücretleri ne tutar?
- Channel manager, bedbank ve ödeme sağlayıcılarının bağlantı ücretleri kime ait?
- Yeni bir iş ortağı ya da satış kanalı eklemek ayrıca ücretlendiriliyor mu?
- Sözleşme bittiğinde verilerinizi nasıl ve hangi biçimde alırsınız?
Sık yapılan hatalar
- Ekrana bakarak seçmek. Güzel bir arayüz, sistemin sizin kontratlarınızı ve fiyat modelinizi taşıdığı anlamına gelmez.
- Kendi verinizle denememek. Hazır demo verisi, kendi kontratlarınızın ve fiyat kurallarınızın nasıl işleneceğini göstermeyebilir. Kendi fiyat tablonuzla deneyin.
- Eşleştirmeyi küçümsemek. İkinci tedarikçi geldiğinde aynı otelin iki kez görünmesi, sonradan düzeltmesi en zor sorunlardan biridir.
- İş ortağı gizliliğini sormamak. İş ortağının alış fiyatınızı ya da başka bir iş ortağının koşullarını görmesi ticari bir risktir.
- Yapay zekâyı yalnızca sohbet olarak değerlendirmek. Önemli olan, canlı veriyi değiştirmeden önce neyin değişeceğini gösterip onayınızı bekleyip beklemediğidir. Ayrıntısı acente operasyonunda yapay zekâ rehberinde.
Adrasis bu listede nerede durur?
Adrasis Konsol, tedarik ile satış kanalları arasında duran acente merkezidir. Konaklama ağırlıklı çalışan seyahat acenteleri ve tur operatörleri için tasarlandı, transferleri, turları ve charter uçuş koltuklarını da aynı rezervasyon akışında taşır. Bu rehberdeki ölçütlerin Adrasis'teki karşılığı kısaca şöyle:
- Tedarik: Otel kontratları, channel manager'lar, bedbank'lar ve içerik katalogları tek ürün kaydında buluşur. Tedarikçinin fiyat dosyasını yüklersiniz, kontratla tutmayan fiyat canlıya çıkmaz.
- Eşleştirme: Farklı tedarikçilerden gelen aynı oda kataloğunuzda tek odaya eşlenir.
- Fiyat: Her fiyat planı ya net ya komisyonludur. Pazar, acente ve ürün bazında fiyat kuralları tanımlanır. Taban fiyat tanımlıysa, bu sınırın altında hesaplanan satış fiyatı taban fiyata tamamlanır. Takvimdeki her hücrede fiyatın nasıl oluştuğu görünür.
- İş ortakları: İş ortağı acenteler kendi girişleriyle satar. Erişim varsayılan olarak kapalıdır, iş ortağı yalnız ödeyeceği fiyatı görür.
- Bağlantılar: İş ortakları ve satış kanalları API, XML ve MCP ile bağlanır.
- Ödemeler: Mutabakat çok para birimiyle yapılır, tedarikçilere banka havalesi ya da sanal kartla ödeme yapılabilir.
- Değişiklik kaydı: Takvimdeki her hücre neyin ne zaman değiştiğini ve değişikliğin kaynağını kaydeder: operatör, iş ortağı veya Adrasis AI Operatörü.
- AI Operatörü: Talimatlarınızı Konsol'daki sohbet panelinden, e-postayla veya WhatsApp üzerinden iletirsiniz. SMS, bildirim ve işlem onayları için kullanılır. Veriyi değiştiren her işlem önizlemeyle onayınıza sunulur.
Planlar organizasyon başına fiyatlanır, kullanıcı başına ücret yoktur. Üçüncü taraf bağlantı ve işlem ücretleri tarifeye dahil değildir. Ayrıntılar fiyatlandırma bölümünde. Kurulumdan önce ürünü görmek isterseniz etkileşimli demoyu izleyebilirsiniz.